SWOT significa Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas. Particularmente me gusta el análisis FODA porque es fácil de entender y muy rápidamente involucra a un equipo en el pensamiento estratégico.

Tenga en cuenta que hay una gran diferencia entre los dos primeros y los dos últimos componentes. Las fortalezas y debilidades son internas. Son parte de la identidad de su empresa. Puede cambiarlos con el tiempo, pero no fácilmente; tienes que trabajar en eso. Las oportunidades y las amenazas son externas. Están en el mercado, sucediendo, te guste o no. No puedes cambiarlos.

Especialmente cuando está haciendo crecer un negocio existente, desea que el proceso de planificación reúna a su equipo, desarrolle compromiso y responsabilidad. Los gerentes deben creer en un plan para implementarlo. También tienen que creer que se rastrearán los resultados y que se responsabilizará a los gerentes de los resultados decepcionantes y se les dará crédito por los resultados positivos. El proceso de planificación saludable depende de que todos crean que los resultados marcarán la diferencia. Como propietario u operador de un negocio existente, reconozca este factor de equipo como una parte vital de su proceso de planificación. Trabaja para llevar al equipo a la planificación en varios niveles.

  1. Al menos una vez al año, realice un proceso de revisión de estrategia que comienza con una reunión FODA y una revisión FODA. Reúna a su gente clave y desarrolle viñetas. Mantener notas. Mantenga la discusión abierta.
  2. Digest los resultados del FODA. Considere la responsabilidad que tiene como propietario o gerente de una empresa, lo que implica un delicado equilibrio. Por un lado, su plan debe incluir a sus gerentes reflejando sus comentarios. Por otro lado, la estrategia comercial real no se puede hacer por comité o por voto popular. A veces, un líder tiene que tomar decisiones difíciles e incluso impopulares. Entonces, debe digerir esos resultados DAFO de una manera que combine la responsabilidad de la propiedad con la participación y el trabajo en equipo. Optimizar el FODA. A veces eso significa que a medida que resumes los puntos, permites que tu resumen refleje y dirija la discusión hacia la estrategia que deseas desarrollar. Esta puede ser una paradoja difícil de manejar.
  3. Comparta el FODA digerido y optimizado con su equipo de gerentes clave. Desarrolla la estrategia. Tenga en cuenta que la estrategia es el enfoque, y recuerde los principios de consistencia, desplazamiento y prioridades a largo plazo.
  4. Dé tiempo al equipo para desarrollar estrategias, tácticas y programas detallados. Puede utilizar el marco de la pirámide de estrategia, por ejemplo, para desarrollar tácticas para implementar cada una de sus prioridades de estrategia y programas para implementar esas tácticas. Mantenga a todos los involucrados enfocados en objetivos estratégicos.
  5. Combina las contribuciones del equipo en un plan. Recuerde nuevamente que la estrategia no se hace por comité o voto popular. Alguien tiene que tener la última palabra, y que alguien debe ser el dueño del negocio.
  6. Programe reuniones regulares de implementación y revisión del plan, asígneles fechas e importancia desde el comienzo, al mismo tiempo que aprueba el plan. Haga que este cronograma sea muy específico, con fechas y horarios reales, para que cada gerente lo sepa con anticipación; por ejemplo, reunirse el tercer jueves de cada mes. Plan de revisión vs. resultados reales. Hable de por qué los resultados reales son diferentes de los planeados, y siempre lo serán, y qué se debe hacer al respecto.
  7. Asegúrese de que esas reuniones de revisión sucedan. Ellos deben ser importantes. Si usted es el propietario, el operador o el gerente, asegúrese de asistir y administrar esas reuniones. Si las reuniones de revisión fracasan, también lo hará el plan.

Durante mis más de 20 años como consultor de planes de negocios y más de 10 años dirigiendo una empresa, he visto muchas veces cómo el FODA es un rompehielos. Invita a la gente a contribuir. Hace que la gente piense de forma estratégica, hablando, compartiendo, y convierte a un grupo de personas en un equipo.

El FODA también ofrece un buen foro para abrir la discusión. He visto una discusión FODA que trae a colación problemas que necesitaban la atención de la alta dirección, pero que de otro modo podrían haber permanecido ocultos. A los mandos intermedios no siempre les gusta contarle a los altos directivos lo que está mal. Incluso en una cultura empresarial saludable, eso puede ser incómodo. SWOT lo hace más fácil.

Por ejemplo, una vez vi a un gerente de desarrollo de software de 30 años sugerir durante una reunión de FODA que una de las debilidades de la compañía era que el presidente de 50 años seguía jugando con el código de software en lugar de dejarlo a los profesionales de tiempo completo. Vi otra reunión FODA en la que varios gerentes dijeron que la propiedad no estaba dispuesta a responsabilizar a los gerentes por el bajo rendimiento.

No es magia. Es solo un marco fácil de entender que invita a cualquier persona que se preocupa por un negocio a contribuir.

Por supuesto, debe gestionar bien una reunión FODA. Al igual que cualquier otro tema de la reunión, SWOT puede degenerar en una discusión inútil. Una reunión FODA debe enfocarse en la agenda DAFO y evitar discusiones laterales no relacionadas. Debe invitar a contribuciones sin represalias por comentarios negativos. Es una variación de la lluvia de ideas, por lo que las contribuciones (como en los puntos sugeridos, los elementos sugeridos en la lista) son positivas siempre que tengan buenas intenciones.

Si acepta todos los comentarios, buenos y malos, también obtiene el beneficio de atraer a las personas a la discusión. La implementación es mucho más probable cuando los gerentes contribuyen al plan. Ellos entienden los antecedentes y sienten que el plan refleja su opinión. Entonces use el FODA en ambos sentidos: úselo para catalizar el compromiso del equipo y desarrollar una estrategia.

El análisis FODA es una adaptación de Hurdle: el libro sobre planificación empresarial