Uno de los errores más comunes en la planificación de negocios es la planificación confusa con la contabilidad.

Son dos dimensiones diferentes. La contabilidad va de hoy en día hacia atrás en el tiempo en un detalle cada vez mayor. La planificación, por otro lado, avanza hacia el futuro en un resumen y una agregación cada vez mayores.

Comprender esta diferencia lo ayuda a trabajar y entender las conjeturas que debe hacer para hacer proyecciones, específicamente, el pronóstico de ventas, el pronóstico de gastos y, finalmente, las ganancias y pérdidas, el flujo de efectivo y el resto del pronóstico financiero en su negocio. planificación.

La contabilidad tiene que ser correcta, hasta el último detalle. Lo usas para pagar impuestos. Las previsiones en un plan de negocios no son correctas, por definición (ver su plan de negocios siempre es incorrecto).

Diferentes dimensiones

Me gusta utilizar la película de 1994 Stargate protagonizada por James Spader y Kurt Russell, para ilustrar la diferencia entre planificación y contabilidad.

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En la película, algún fenómeno ficticio de la naturaleza ha abierto una extraña y luminosa puerta entre dos dimensiones. Por un lado, estaba el mundo tal como lo conocemos. Por otro lado, un mundo extraño y extraño, como nada que hayamos visto. Me gusta la idea porque me recuerda las dimensiones de diferencia que están planificando y contabilizando.

Si eso te parece teórico o conceptual, tal vez un poco impracticable, piénsalo de nuevo. Esto es importante. Puede ahorrarle dolores de cabeza innecesarios y estrés. Le ayuda a mantenerse en la dimensión correcta, entendiendo que las proyecciones financieras en su plan de negocios no están diseñadas para ser construidas con detalles insoportables.

Un ejemplo simple

Tome la hoja de balance aquí, una muestra tomada de Wikipedia. El llamado balance general es un informe financiero estándar, que enumera los activos y pasivos y el capital de una empresa al final de un día, mes, año o lo que sea específico. Los activos son buenos, cosas que usted posee como efectivo y tierra, o dinero que se le debe como cuentas por cobrar. Los pasivos son deudas, dinero que debe, y es por eso que ve cosas que son "pagables", lo que significa que tendrá que pagarlas, como pasivos. Capital es lo que sobra. Se llama balance general porque es mágico, la magia de la contabilidad por partida doble: los activos son siempre exactamente iguales a los pasivos y al capital.

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¿Es este un informe de contabilidad o una proyección en un plan de negocios? No puedes decir. Se ve exactamente igual, de cualquier manera. Sin embargo, en verdad, son dimensiones diferentes.

Contabilidad recopila registros de transacciones

La contabilidad va hacia atrás desde hoy en el pasado en un detalle cada vez mayor.

Si se trata de contabilidad, entonces cada número que se muestra en un balance es en realidad un informe resumido de una base de datos llena de transacciones. El saldo en efectivo es como el saldo de su chequera; es el resultado de sumar todos los depósitos y restar todos los cheques. Lo que ellos llaman cuentas por cobrar es la suma de todas las cantidades de dinero que le deben todos sus clientes diferentes, un informe de cientos, tal vez miles de transacciones diferentes. Realiza una venta, deja una factura, espera a que le paguen, luego finalmente le pagan, registra la transacción, débito en efectivo y cuentas por cobrar de crédito, y así sucesivamente, a través de un conjunto de transacciones específicas. Los $ 52, 000 reportados como valor de la tierra podrían ser lo que pagaste por la tierra, pero también podría ser la resolución de docenas de transacciones de tierras, vendiendo algunas, comprando otras, y ese es el saldo.

Los saldos de pasivos, al igual que los activos, se construyen de abajo hacia arriba en la contabilidad al realizar un seguimiento de todas las transacciones y resumir el resultado final. Las notas a pagar pueden ser docenas de pequeños recibos comerciales que se encuentran en un pico en alguna parte, o un préstamo del banco, en cuyo caso está relacionado con el monto inicial del préstamo menos el total de todos los pagos del principal.

Espero que entiendas la idea: la contabilidad es una gran colección de transacciones pasadas resumidas. Concéntrese en cualquier número en una declaración de contabilidad y debería poder acercar más detalles, hasta cada transacción individual.

La planificación hace conjeturas educadas razonables

La planificación avanza desde hoy en adelante hacia el futuro en un resumen y una agregación cada vez mayores.

Ahora considere, si lo desea, la misma ilustración como parte de un plan de negocios, haciendo una conjetura sobre cuál será el saldo en dos o tres años a partir de ahora. Ni siquiera intentes, ni por un segundo, pensar que vas a estimar el efectivo estimando los detalles de miles de transacciones y sumándolos. No va a calcular los activos adivinando qué va a comprar, y cuándo (sin mencionar la depreciación, pretenda que no). No va a calcular las deudas adivinando cuándo obtendrá cada préstamo, exactamente lo que va a comprar y cuándo. Eso es imposible, y tonto. Va a encontrar una forma de adivinar su efectivo, sus activos y sus pasivos, sobre la base de conjeturas más amplias relacionadas lógicamente con los principales flujos, como las ventas.

Trabajaremos juntos más adelante sobre cómo puede hacer estimaciones razonables, pero por el bien de la ilustración, tengo algunos ejemplos para explicar la diferencia en dimensiones:

  • Cuentas por cobrar significa dinero que los clientes le deben. Realiza la venta pero entrega una factura y espera a que le paguen; esa es la forma en que funciona en las ventas de empresa a empresa. Entonces, debe adivinar cuánto dinero estará sentado ahí, en puntos importantes en el futuro, esperando ser recibido. Cada dólar en cuentas por cobrar es un dólar menos en efectivo, porque fue contabilizado como ventas pero no tiene el dinero. Sin embargo, no intente adivinar todas las transacciones de venta específicas con todos los clientes específicos, agréguelos y descubra dónde estará el total en dos o tres años a partir de ahora. En su lugar, adivina qué porcentaje de las ventas implica facturas y espera, y luego adivina cuántos días en promedio tiene que esperar, y puede hacer algunos trucos de números para adivinar.
  • No adivina lo que va a deber sumando todas las facturas imaginadas de algunas compras futuras adivinadas. En su lugar, estima cuánto está pagando actualmente en gastos como un porcentaje de las ventas y la nómina o alguna otra medida, luego calcule alrededor de un mes de eso como cuentas por pagar.

No voy a detallar los ejemplos porque creo que ya es suficiente para aclarar el punto. Tienes que hacer algunas conjeturas lógicas.

¿Por qué esto importa?

De vez en cuando me encuentro con alguien que intenta administrar los detalles minuciosos de los gastos de intereses proyectados para permitir varios préstamos diferentes con diferentes tasas y términos como parte de un plan de negocios. O encuentro a alguien tratando de adivinar los activos adivinando las fechas y los valores de compra detallados. Y luego hay personas que intentan proyectar futuras cuentas por cobrar por el cliente, adivinando las ventas futuras y los patrones de pago de cada cliente.

El problema, por supuesto, es que es realmente difícil de hacer. Puede pasar toda una vida calculando detalles y nunca acercarse lo más posible con una buena estimación.

Compare los niveles de certeza: digamos que el interés es normalmente uno o dos por ciento de los gastos totales, y los gastos son normalmente algo así como dos tercios de las ventas. Si su estimación de ventas para años futuros está dentro del 5 por ciento de cualquier manera, lo está haciendo mucho mejor que la mayoría. ¿Qué tan incorrecto puede llegar con una tasa de interés estimada simple, y cuánto afecta eso a sus proyecciones? ¿No estamos hablando de pequeños porcentajes de gasto, en un sistema que tiene que estimar otros elementos que tienen cientos de veces más incertidumbre?

Considero que esto es un problema de lo que llamo niveles de incertidumbre, que es una cuestión de qué tan correcto es. Por ejemplo, suponga que es primavera de 2008. Cuando su informe de contabilidad dice que sus ventas fueron de $ 2, 893, 712.07 para el 2007, y pone ese número en sus informes de impuestos para 2007, espera que sea absolutamente correcto. Tiene software de contabilidad y ayuda contable profesional, e ingresa todos los registros, por lo que asume que el número es correcto. Eso es presumiblemente un nivel muy bajo de incertidumbre. Incluso una diferencia de $ 10, 000 entre lo que ves en el informe contable y lo que realmente sucedió es muy malo. Por otro lado, cuando su plan de negocios 2008 dice que espera vender $ 5 millones para el 2011, es una suposición educada con un nivel relativamente alto de incertidumbre. Aunque su contabilidad de ventas pasadas en un informe de impuestos es un desastre si está fuera de los $ 10, 000, las ventas proyectadas de $ 5 millones durante tres años a partir de ahora tienen tanta incertidumbre que probablemente esté muy contento de terminar con los $ 500, 000 de ese número estimó en 2008 cuando finalmente obtiene resultados reales para 2011.

Ahora tome esa misma idea en más detalle, utilizando el ejemplo de los gastos de intereses específicos. El interés es deducible de los ingresos antes de pagar impuestos, por lo que si ya es 2008, su contabilidad debe ser hasta el último centavo de lo que pagó en gastos de intereses en 2007. Tomemos como ejemplo que pagó $ 21, 093.76 en intereses para 2007. No hay margen de error. El gasto por intereses para todo el año es la suma de todos los pagos de intereses separados pagados por los diferentes préstamos involucrados. Por otro lado, si es 2008 ahora y está calculando cuáles serán sus gastos de intereses en 2011, no es posible que espere que esté exactamente en lo cierto. Y, lo más importante, no intente calcular los gastos por intereses en el futuro como lo hizo en el pasado, conociendo todos los préstamos que tiene y todas las tasas de interés diferentes y sumándolos a todos. Ese tipo de detalle en las proyecciones simplemente no funciona. Una estimación simple servirá.

Sugiero que pensemos en esto por solo un segundo. ¿Tiene sentido que la planificación comercial se trate de proyectar el futuro, de modo que utilizar una tasa de interés promedio estimada simple aplicada a sus pasivos proyectados no sea lo suficientemente buena? ¿Realmente tiene tiempo para modelar el impacto detallado de múltiples tasas de interés hipotéticas sobre múltiples préstamos hipotéticos como parte de una proyección que depende de un pronóstico de ventas estimado?

La planificación es para tomar decisiones, establecer prioridades y administrar. La contabilidad también es para la información y la gestión, por supuesto, pero existen obligaciones legales relacionadas con los impuestos. La contabilidad debe necesariamente profundizar en los detalles. La planificación requiere un equilibrio entre los detalles y el concepto, porque hay momentos en que demasiados detalles no son productivos.

Buenas noticias: hace las cosas más fáciles

Estas son realmente buenas noticias para la planificación de negocios. Lo que significa es que no tiene que pintar una imagen de su futuro financiero al detallar cada ladrillo en cada edificio. Puedes hacerlo con un cepillo amplio. Eso no lo hace menos realista, de hecho, generalmente lo hará más realista, al menos eso es lo que he visto al trabajar con miles de personas en miles de planes de negocios.

Somos humanos Trabajamos mejor en imaginar el futuro en escala que en construirlo ladrillo a ladrillo en nuestra mente.

Una última palabra de advertencia

Ver la diferencia entre la planificación y la contabilidad es particularmente difícil de manejar para los contadores bien capacitados. Aprendieron a elaborar informes de abajo hacia arriba, a partir de los detalles, y pueden volverlos locos cuando hace estimaciones usando porcentajes y álgebra y un sentido común claro para algo que han aprendido a construir a partir de minuciosos detalles.

Más importante que volverlos locos, desafortunadamente, es que a veces esta incomodidad dimensional puede hacer que los contadores sean tan infelices que dirán que sus cálculos son incorrectos. En estos casos, a menudo malinterpretan lo que significa proyectar el futuro en resumen en lugar de contar los detalles en el pasado. Perdónalos, tienen buenas intenciones, pero tampoco dejes que te vuelvan loco. Quédate con la planificación