Hoy en día, más que nunca, como empresario y empresario, debe innovar o morir. Este mantra es más cierto para cualquier empresa en el sector de la tecnología. Constantemente necesitamos avanzar, crear cosas nuevas, mejores y más rápidas. La presión que tiene el propietario de un pequeño negocio para impulsar la innovación hacia el crecimiento solo se enfatiza por el difícil clima económico. Entonces, ¿cómo sigues innovando? ¿Cómo se forma un equipo y se fomenta la cultura adecuada para ayudar a que su empresa se mantenga en el buen camino y se centre en construir e innovar para seguir creciendo y progresando?

Después de 5 años de ser CEO de Palo Alto Software, y más de 15 años en el mundo emprendedor y de nueva creación, estoy convencido de que la única forma de hacer crecer su empresa lo más rápido posible, sin sufrir úlceras, insomnio y envejecimiento. más que sus años, es participar en la Planificación Lean. La planificación ajustada es la respuesta para cualquier persona que haya dicho alguna vez: "No planifico porque lleva demasiado tiempo, y unos meses más tarde mis planes cambian; simplemente no vale la pena el tiempo". Si dirige un negocio y tiene Alguna vez dijiste algo como esto: Lean Planning es para ti. Y ahora…. ¿Qué es Lean Planning?

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La planificación ajustada no es un producto o un servicio, es una metodología, una forma de administrar su negocio. Se trata de comprender la planificación mínima viable en la que debe participar, con el fin de ayudarlo a comprender sus resultados reales, y guiar sus decisiones para hacer crecer su negocio estratégicamente. Es una metodología que le permite tomar decisiones sobre qué oportunidades tomar y cuáles ignorar. Le permite comprender dónde su empresa tiene oportunidades de las que puede sacar provecho y dónde su empresa puede tener dificultades.

¿Cómo es un Plan Lean? Deberia tener:

  • Un resumen ejecutivo o presentación, preferiblemente con gráficos e imágenes para contar su historia de manera rápida y eficiente
  • Un plan financiero con un pronóstico de ventas, ganancias y pérdidas, un pronóstico de flujo de efectivo y un balance
  • Un plan de acción con hitos programados y rendición de cuentas
  • Seguimiento del rendimiento para comparar los resultados financieros REALES con sus finanzas planificadas y otras métricas clave.

Para las empresas existentes, la Planificación Lean es el proceso de participación en la revisión y comparación de los números planificados con los números reales. Si pasa por el proceso de creación de un pronóstico, se verá obligado a pensar en cosas como Costo de mercancías (COGS), Margen bruto, días de AR y AP, Costos de comercialización, etc. Una vez que pase por el pronóstico, y establezca objetivos para todas estas métricas clave, usted está un paso más cerca de poder administrar su negocio de manera más eficiente y mejorar cada vez más para innovar y crecer.

El próximo paso en el proceso de Planificación Lean es establecer una reunión de revisión mensual. Revise sus números planificados contra sus resultados reales. Donde sea que haya una varianza, analiza la varianza. ¿Por qué tus números estaban equivocados? ¿Qué suposiciones has hecho que no son verdad? Es posible que haya pensado que podría cobrar dinero a sus clientes cada 30 días, pero al revisar y comparar sus resultados reales durante unos meses, es posible que se dé cuenta de que en realidad está recolectando dinero cada 55 días.

Con esta información, puede ver las implicaciones que tendrá en su efectivo y, en realidad, hacer algo para evitar cualquier problema de efectivo. Podría decidir dedicar más tiempo y esfuerzo a recaudar dinero para reducir los días de cobranza. O puede decidir hablar con su banquero y extender una línea de crédito para flotar durante el período de AR más largo. De cualquier manera, al planificar y luego medir los resultados reales, tiene información que quizás no haya tenido. Puede ver directamente el impacto de los días de cobranza más largos en su efectivo en su cuenta bancaria.

El último paso en el proceso de Planificación Lean es hacer pequeños ajustes a su plan, cada 3-4 meses, en función de la variación entre su plan y sus datos reales. El proceso de comparar estos 2 números y comprender por qué la realidad es diferente al plan le dará visibilidad sobre qué decisiones pueden realmente cambiar su imagen financiera, y cómo puede realmente hacer crecer su empresa. Esto es similar a la idea de Lean Startup de que necesita lanzar ideas y tecnología a los clientes, recopilar datos, luego modificar y relanzar. En este escenario, realiza conjeturas sobre lo que puede hacer, luego ve lo que realmente sucede, luego modifica sus planes y luego observa qué sucede. Enjuague y repita.

Ahora administra activamente su negocio a través de Lean Planning. Está estableciendo metas y objetivos, objetivos financieros y luego se toma el tiempo para medir estos objetivos y metas, obtener datos sobre ellos y luego ajustarlos cuando sea necesario. Este proceso hace que el lanzamiento de nuevos productos y servicios sea menos "arriesgado". Puede orientar un producto o servicio viable mínimo, establecer algunos objetivos financieros, lanzarlo, medirlo y luego modificar lo que debe modificarse en función de los resultados. Si gasta más dinero de lo previsto para ofrecer un servicio, por ejemplo, puede volver atrás y ver dónde puede ajustar su servicio para obtener los márgenes que necesita. ¿Necesitas un precio más alto? ¿Hay formas de implementar el servicio que sean más rentables?

También querrá pensar en otras métricas para pronosticar y luego compararlas con los resultados reales. Si ejecuta un sitio de comercio electrónico, es posible que desee pronosticar y rastrear visitantes únicos por mes y una tasa de conversión de comercio electrónico (ECR). Si dirige un restaurante, es posible que desee realizar un seguimiento no solo de los ingresos por mes, sino también de la tabla por semana o por mes. Si dirige un negocio de servicios, es posible que desee rastrear clientes nuevos frente a clientes retenidos. Debe pensar en algunos de los otros indicadores clave de rendimiento (KPI) importantes para su negocio y asegúrese de incluirlos al crear su plan Lean, y luego usar los pronósticos para ayudarlo a comprender los resultados reales.

Lean Planning hace que la innovación y la adición de productos o servicios nuevos o diferentes a su mezcla sean menos riesgosos. Tiene un proceso para hacer planes, y luego tiene la capacidad de medir los resultados contra esos planes y hacer los ajustes calculados. No hay mejor manera de administrar un negocio para un propietario de negocio. Saber exactamente dónde se encuentra su empresa desde el punto de vista financiero, en comparación con un plan que ha reunido, le permite comprender si hay problemas o soluciones a los problemas antes de que realmente afecten a su empresa. Sin un proceso como Lean Planning, sé que tendría más estrés, más noches sin dormir y posiblemente una úlcera como CEO de un negocio. Con la planificación Lean sé hacia dónde me dirijo, y si realmente estoy conduciendo en la dirección correcta. Todos los días, todas las semanas, todos los meses puedo hacer pequeños ajustes y asegurarme de continuar en la dirección correcta: ¡ARRIBA!

Artículo publicado originalmente en Forbes.com en esta url: http://www.forbes.com/sites/sabrinaparsons/2012/11/16/lean-planning-drives-growth-for-small-business/