Las personas normales odian las proyecciones financieras debido a sus formatos desagradables y palabras de moda. En realidad, solo se trata de hacer buenas conjeturas sobre lo que vas a vender, lo que costará y cuáles serán tus gastos.

Repasemos algunos puntos simples que generan muchos errores innecesarios en los planes de negocios. Estos son hechos simples -convenios contables, en algunos casos- que responden a muchas de las preguntas más frecuentes de los empresarios. No permita que su plan de negocios se vea mal debido a errores fáciles de corregir.

Antes de comenzar, toma un respiro. No esmaltes cuando veas términos financieros. No son tan difíciles, y son tan importantes. Quédate conmigo.

1. La ley tributaria permite a las empresas establecer los llamados años fiscales en lugar de los años calendario a efectos fiscales. Por ejemplo, su año fiscal podría ir de febrero a enero o de octubre a septiembre. Use "FY" (como en "FY07") para especificar el año en su plan. El año es siempre el año calendario en el que termina un plan, no el año en que comienza.

2. Comprender las ventas a crédito y cuentas por cobrar. Cuando su empresa vende algo a otra empresa, generalmente debe entregar una factura y esperar a que le paguen. Eso se llama ventas a crédito, que no tiene nada que ver con las tarjetas de crédito, pero tiene mucho que ver con las ventas B2B. Cuando realiza la venta y entrega la factura, el importe de la factura aumenta las ventas y las cuentas por cobrar. Cuando se paga ese dinero, disminuye las cuentas por cobrar y aumenta el efectivo.

3. Separar los costos de los gastos. Los costos son normalmente el costo de las ventas, a veces denominado costo de los bienes vendidos y los costos directos. Los costos son el dinero que gasta en lo que vende, como lo que paga una librería por comprar libros. Los gastos son gastos ordinarios de funcionamiento como el alquiler y la nómina de pagos, gastos que usted tendría independientemente de que tuviera o no ventas.

4. No llame a su capital de inversión de riesgo a menos que provenga de una de las pocas cientos de empresas de capital de riesgo reales. Si obtiene capital de riesgo, lo sabrá. Si no, solo llámalo inversión.

5. No confundas los activos con los gastos. Los nuevos empresarios piensan que sus empresas se ven mejor si tienen muchos activos. Un ejemplo común es querer tomar dinero gastado en programadores y pretender que pagarle a un programador es comprar un activo. Acepta mi palabra: en realidad no quieres eso. Es mejor gastar esos gastos de desarrollo. Eso reduce su factura de impuestos y hace que su balance general se vea mejor, porque no tiene activos falsos.

6. Las dos principales normas de contabilidad son en efectivo o en valores devengados; la acumulación es mejor porque le brinda proyecciones de efectivo más precisas. Parece contradictorio, pero la base de efectivo no es tan buena para predecir el efectivo. La diferencia es el tiempo. En la acumulación, la venta ocurre cuando entregas los bienes o realizas el servicio. En efectivo, la venta ocurre cuando obtienes el dinero. En la acumulación, debe el dinero cuando recibe el bien o servicio, independientemente de cuándo pague. En efectivo, no muestra lo que debe hasta que no lo pague. Recomiendo la acumulación porque es mucho más realista. Las empresas reales no pagan por adelantado; ellos pagan más tarde.

7. Pro forma es solo una forma elegante de decir proyectado o pronosticado. Es una de esas palabras de moda potencialmente intimidantes que realmente no es tan complicada. El estado de resultados pro forma, por ejemplo, es el mismo que el beneficio y la pérdida proyectados o el pronóstico de pérdidas y ganancias.

Adaptado de una columna de Entrepreneur.com, mayo de 2007.