Su empresa funciona sin problemas, pero sabe que las cosas podrían mejorar. A veces, un proyecto se cuelga unos días demasiado tiempo, o reuniones que una vez se sintieron productivas y útiles ahora parecen prolongarse durante horas. Puede sentir como si las ruedas giraran en el barro, y es difícil recuperar esa tracción.

¿Cómo puedes solucionar este tipo de problemas? Al enfocarse en mejorar la eficiencia de su negocio. Pedí a los miembros del Consejo de Jóvenes Empresarios sus consejos sobre cómo mantienen sus negocios funcionando de manera eficiente, lo que a su vez los ayuda a ser más productivos.

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1. Automatice las tareas que pueda

Ya sea enviando talones de pago a los empleados o enviando recibos a los vendedores, automatice todo lo que pueda. "La automatización de negocios no es solo un lujo; es una necesidad en el entorno competitivo de hoy en día ", dice Sathvik Tantry de FormSwift. "Automatizar tareas monótonas ahorra tiempo a sus empleados y les permite realizar tareas más productivas que requieren pensamiento crítico o un toque humano".

Sathvik agrega que si bien puede ser más costoso implementar procesos automatizados al principio, a la larga reducirá los costos, así como también aumentará la eficiencia comercial.

2. Aliente a sus empleados a conversar cara a cara

Si bien enviar un correo electrónico rápido o un mensaje de chat a un compañero de trabajo puede parecer una forma más eficiente de obtener una respuesta, muchas veces puede tener el efecto opuesto, ya que el intercambio posterior puede llevar más tiempo que una conversación cara a cara rápida. . "Skype, Google Chat y otras herramientas de comunicación en línea son siempre útiles cuando intentamos enviar un mensaje rápido a sus colegas", dice Miles Jennings of Recruiter. "Sin embargo, la interacción cara a cara realmente acelera el proceso de resolver un problema, responder una pregunta o aclarar algo importante".

¿Cómo puede asegurarse de que sus empleados equilibren los dos para una eficiencia óptima? "Animar a los empleados a hablar abiertamente entre ellos cuando lo necesiten creará un flujo constante de información", dice Miles.

Mientras que el chat y el correo electrónico tienen su lugar, asegurándose de que sus empleados se sientan cómodos comunicándose cara a cara, usted mantendrá su negocio en movimiento de manera eficiente, y un problema que podría haberse resuelto en un chat cara a cara de cinco minutos no terminará como un hilo de correo electrónico de 20 mensajes largos.

3. Limite las interrupciones

Reunión del personal a las 9 a.m., reunión del departamento a las 11 a.m., almuerzo al mediodía; si sus empleados tienen problemas para completar tareas de manera eficiente, puede ser el resultado de constantes interrupciones. "Tratamos de programar varias reuniones el mismo día en lugar de dispersarlas durante la semana, y bloqueamos el tiempo en nuestros calendarios para trabajar activamente", dice Alexander Moore de Boomerang. El bloqueo de trozos de tiempo para el trabajo ininterrumpido puede ayudar a sus empleados a enfocarse mejor, y trabajar de manera más eficiente como resultado.

Sin embargo, las reuniones no son los únicos infractores: las constantes alertas por correo electrónico, los mensajes emergentes del chat y las notificaciones de su software interno de administración de proyectos pueden servir como distracciones que interrumpen el flujo de trabajo. "En general, toma aproximadamente un minuto reanudar el trabajo de manera efectiva después de una interrupción", dice Alexander. tools and apps to keep your work distraction free, which may help you work more efficiently. "Por esa razón, utilizamos herramientas como Inbox Pause para reducir las notificaciones por correo electrónico". Hay muchas herramientas y aplicaciones para mantener su trabajo libre de distracciones, lo que puede ayudarlo a trabajar más eficientemente.

4. Realice una reunión diaria de la compañía de 10 minutos

Si bien las reuniones generalmente se consideran una necesidad, pueden continuar hasta el punto en que comen en el día de trabajo. David Ciccarelli de Voices.com sugiere reuniones más cortas y eficientes, que cubren lo básico en 10 minutos planos.

"Todos los días nos juntamos como compañía para una reunión de 10 minutos llamada Daily Huddle", dice. "La reunión sirve como una fuente de información que mantiene a todos al tanto, incluyendo un resumen de nuestros indicadores clave de rendimiento, la celebración de logros y la identificación de oportunidades para mejorar".

No solo es una buena manera de mantener a todos los empleados al tanto de los nuevos desarrollos dentro de la empresa, lo que hace que las reuniones sean breves y forzosamente forme un proceso de reunión simplificado, y reduce el tiempo perdido. "Este proceso nos mantiene funcionando de manera eficiente, ya que las reuniones innecesarias se eliminan", dice David.

5. "Tarea única" para hacer más cosas

Todos pensamos que somos excelentes multitarea; Actualmente tengo 11 pestañas abiertas en mi computadora portátil, y ese es un número conservador en comparación con algunos días. while people can potentially multitask, they're not necessarily being more productive. Sin embargo, se cree que si bien las personas pueden realizar múltiples tareas, no necesariamente son más productivas. Por lo tanto, aquí es donde entra en juego la idea de "realizar tareas únicas" (o centrarse en una tarea solo hasta que finalice).

"Toda nuestra compañía actualmente está trabajando en mejorar nuestro juego 'de una sola tarea' y no pasar al próximo proyecto hasta que se complete el actual", dice Laura Roeder de Meet Edgar.

Ella continúa explicando: "'Single-tasking' le permite hacer más cosas rápidamente al no dejar que los proyectos se pudran en la vid cuando están casi completos. Es fácil sentirse falsamente productivo cuando tienes 10 proyectos en marcha, pero nada realmente sale al mundo ".

Centrarse en la "tarea única" hasta que un proyecto esté completo le ayuda a ejecutar, en lugar de eliminar muchos proyectos diferentes, que nunca termina.

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6. Desalentar las reuniones de "¿Tienes un minuto?"

"Uno de los usos más comunes e ineficientes del tiempo y la energía son frecuentes '¿tiene un minuto?' reuniones ", dice Kristopher Jones de LSEO. "Estas reuniones son las que no están programadas y, por lo general, distraen la productividad".

¿Por qué estas reuniones son malas para la eficiencia de la oficina? "La realidad es que casi nada importante se puede lograr en un minuto, lo que significa que un minuto se convierte en 15 minutos o más y termina siendo una gestión del tiempo terriblemente ineficiente", dice Kristopher.

En su lugar, intente programar reuniones rápidas con un lapso de tiempo designado, y apegarse al tema que necesita discutir. Incluso un simple correo electrónico que preguntaba: "¿Podemos vernos durante 10 minutos a las 3 p.m. para analizar la finalización del proyecto X?" Cumple los objetivos de mantener la reunión breve, programada y cara a cara.

7. Seguir con el proceso establecido

Si tiene un proyecto que ya está en marcha, tratar de acelerar las cosas puede resultar en recortar esquinas. "Siga el proceso establecido", recomienda Angela Harless de AcrobatAnt. "Si tratamos de reducir las esquinas para acelerar el proceso, algo se echará de menos, que debe corregirse más tarde y cuesta tiempo y dinero. Las cosas van más suavemente si nos atenemos al proceso con el que empezamos ".

¿Eso significa que nunca cambias las cosas? Por supuesto que no, ¡eso probablemente haría inútil la mayoría de nuestras sugerencias anteriores! Pero, si está cambiando un proceso, hágalo deliberadamente, no solo por capricho o porque está retrasado. "Los procesos se pueden cambiar, pero se deben cambiar intencionalmente y con la comunicación al equipo completo después de que se haya aprobado el cambio potencial", dice Angela.

8. Use un software de administración de tareas

"El correo electrónico no es un método ideal de comunicación o colaboración en equipos", dice Dave Nevogt de Hubstaff. "Usamos software de administración de tareas como Trello para que nuestro progreso de comunicación y trabajo esté en un solo lugar".

Un software de administración de tareas para equipos designados puede ayudar a todos a trabajar juntos de manera más eficiente, hacer un seguimiento del progreso y mantenerse en la tarea. "Nos ahorra a todos el tiempo de tener que ir y venir de correos electrónicos, y también nos permite seguir el progreso de manera más eficiente", dice David. Aquí en Palo Alto Software, estamos de acuerdo, y también somos grandes admiradores de Trello.

9. Promover una cultura de comunicación abierta

Al igual que en la punta número dos, anime a sus empleados a comunicarse abiertamente. Pero eso va más allá de la idea de comunicarse cara a cara para resolver problemas; ¿sus empleados se sienten cómodos expresando sus inquietudes o dando comentarios sobre cómo se ejecuta su empresa?

"La razón principal de nuestro crecimiento explosivo se debe al hecho de que tenemos una cultura de comunicación abierta", dice Raymond Kishk de Interstate Air Conditioning & Heating. "La mejor manera de mejorar la eficiencia empresarial es fomentar los comentarios, las ideas y la comunicación entre los departamentos".

No puedes estar en todas partes a la vez, ni verás todo. Sus empleados pueden detectar un área de su empresa que podría ser más eficiente, o un proceso que podría simplificarse. Asegúrese de que se sientan cómodos expresando sus opiniones y ofreciendo comentarios, especialmente cuando se trata de mejorar la eficiencia. "Al alentar a los compañeros de trabajo a ser parte del proceso de eficiencia, se obtendrá un equipo más productivo y eficiente", dice Raymond.

10. Sepa cuándo parar

Si bien es importante suavizar tantos problemas como sea posible para ayudar a que su empresa funcione de manera más eficiente, también necesita saber dónde trazar la línea. No todos los procesos pueden, o deberían, ser automatizados, al igual que no todas las reuniones siempre finalizarán a la hora programada.

"La eficiencia es importante, no hay dudas", dice Neill Feather de SiteLock, LLC. "Pero para las startups y los emprendedores, enfocarse demasiado en la eficiencia puede distraernos de lo que es realmente importante para nuestras empresas: el crecimiento".

Neill lo ha experimentado con su propio negocio: "En SiteLock, nos enfocamos en la eficiencia en áreas clave: utilización de hardware, acuerdos de nivel de servicio, etc., pero siempre nos recordamos que nuestro objetivo más importante es el crecimiento. Esto incluye los clientes atendidos, los productos ofrecidos y la fortaleza de la marca ".

Es importante luchar por la eficiencia, pero no permita que el objetivo de administrar un negocio más eficiente opaque otros objetivos. A través de prueba y error, y al obtener retroalimentación de sus empleados a lo largo del proceso, podrá monitorear lo que funciona y lo que no funciona, y mejorar la eficiencia de su negocio, todo mientras continúa creciendo y fortaleciendo su negocio.