Voy a ofrecer algunas alternativas a las herramientas y servicios que son la causa de innumerables dolores de cabeza comerciales. Todas estas herramientas están hechas para ayudarlo a trabajar más rápido y pensar en qué está trabajando en lugar de cómo lo está haciendo.

Revisión de documentos por correo electrónico

Algunos de los mayores dolores de cabeza que he experimentado en la configuración empresarial provienen de tratar de administrar las revisiones de documentos por correo electrónico. Los editores no tardan en realizar cambios que no están sincronizados entre sí.

Tomé una página del escritor David Pogue del New York Times e incorporé el servicio de almacenamiento en línea Dropbox en mi flujo de trabajo. Todavía hay algunos contratiempos, pero es progreso.

Usando el correo electrónico para casi todas las comunicaciones

Hay gurús de negocios y productividad que hacen una buena fortuna brindando sugerencias para administrar el correo electrónico. No tiene por qué ser así. Si tiene los recursos, puede simplificar las cosas al incorporar la red social empresarial Yammer.

Es como Facebook o Twitter solo para tu negocio. Es más fácil de usar y más rápido que el correo electrónico.

Blocs de notas y procesadores de texto (para tomar notas)

Si está utilizando Microsoft Word como su bloc de notas virtual, hágase un favor y use una aplicación de notas dedicada. Microsoft hace una bien llamada OneNote, pero soy parcial de Evernote. Puede crear y encontrar notas fácilmente con cualquiera de las herramientas; no tendrás que lidiar con un grupo de archivos.

Sin embargo, usted hace las facturas ahora

No conozco a nadie a quien le gusten las facturas. La buena noticia es que puede reducir en gran medida el tiempo que pasa llenándolos, enviándolos, organizándolos, rastreándolos y mucho más con el servicio de contabilidad en línea Kashoo.

Presentaciones en PowerPoint (y PP)

Si eres un usuario de Mac, no te arrepentirás de cambiar a Keynote de Apple. Es mejor en un millón de formas que PowerPoint.

Aún así, ya sea que use Powerpoint o no, puede darle vida a las cosas con gráficos únicos de amCharts. Y en lugar de esos horribles folletos de PowerPoint, dele a su audiencia un enlace a sus diapositivas en Slide Rocket.

Microsoft Word

De hecho, no odio este, pero muchas, muchas personas lo hacen. Si está buscando una herramienta para escribir borradores, use el editor de texto de pantalla completa Writeroom o su equivalente de Windows WriteMonkey. La desventaja de ambas herramientas es que probablemente necesite copiar y pegar su material en un documento de Word para formatearlo.

Además, prueba con Pages si estás en una Mac.

Y finalmente, siempre puedes aprender MS Word en profundidad. Word es mucho más fácil de usar cuando conoce sus métodos abreviados de teclado y cómo administrar estilos. Créeme.

Herramientas de contraseña

Se supone que debemos crear contraseñas únicas y salvajes para cada sitio en el que iniciemos sesión, lo que nos obliga a utilizar sistemas para rastrearlas. Usar una hoja de cálculo o un bloc de notas físico lleva mucho tiempo y no es muy seguro. Las herramientas de contraseña del navegador web ayudan, pero cada navegador tiene su propio sistema.

En su lugar, use la herramienta de administración de contraseñas multiplataforma LastPass. Almacena tus contraseñas de forma segura y te permite acceder a ellas en cualquier navegador en casa, en el trabajo o donde tengas instalado LastPass (que puede ser un teléfono inteligente o una tableta).

Pizarras blancas

Las pizarras blancas son útiles para colaborar y compartir ideas e información. Pero son feos. Y son propensos a rayas. Las pizarras de vidrio ofrecen una tecnología mejorada para eliminar ambos problemas.

El sistema operativo de su computadora Esquema de administración de Windows

Si eres como yo, puedes usar 2, 4, 5 programas a la vez en una computadora de escritorio para realizar tareas laborales. Esto te deja pasar innumerables cantidades de tiempo barajando las ventanas y buscando ciertos documentos abiertos y reorganizando tu escritorio.

En su lugar, use un programa como Alfred para Mac o Launchy para Windows. Con cualquiera de los dos, puede iniciar y cambiar entre programas con atajos de teclado.

Llamadas de conferencia

Todos esos números de puentes, pines y aros para saltar pueden ser demasiado esfuerzo para las llamadas de conferencia del personal. Ahorre problemas a todos e integre el servicio de conferencia web Vaya a la reunión o un servicio de mensajería como Skype en su proceso.

Foto a través de Flickr por Zach Klein